Z dniem 25 maja 2018 r. weszła w życie nowa ustawa o ochronie danych osobowych, która zastąpiła dotychczasową ustawę z 1997 r. Nowa ustawa miała na celu dostosowanie polskich przepisów do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Przy okazji nowej ustawy o ochronie danych osobowych dokonano również zmiany przepisów kodeksu pracy. Regulacji prawnej doczekał się monitoring w zakładzie pracy oraz możliwość kontroli przez pracodawcę służbowej poczty elektronicznej, co dotąd było często praktykowane, lecz nie miało wyraźnego umocowania w przepisach prawa.
Przepis art. 222 kodeksu pracy określa wyraźnie, że pracodawca może wprowadzić monitoring jeżeli jest to niezbędne do zagwarantowania bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia bądź zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nadzór wideo nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie groziłoby narażeniu pracodawcy na szkodę.
Czas, przez który pracodawca może przechowywać nagrania to 3 miesiące od dnia nagrania. Po upływie tego terminu pracodawca obowiązany jest usunąć wszystkie zapisy, za wyjątkiem przypadku kiedy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów obowiązującego prawa (np. w postępowaniu karnym lub cywilnym).
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu co powinno nastąpić poprzez odpowiedni zapis w regulaminie pracy, który powinien określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu, a jeśli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy poinformowanie pracowników o jego stosowaniu powinno nastąpić w formie obwieszczenia. Pomieszczenia objęte monitoringiem powinny zostać wyraźnie oznaczone.
Zbliżone zasady będą dotyczyły monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników (art. 223 kodeksu pracy). Pracodawca może go wprowadzić po uprzednim poinformowaniu pracowników, jeśli jest on niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Co ważne, monitoring poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz dóbr osobistych. Cele, zakres oraz sposób prowadzenia kontroli powinny być zawarte w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu jeśli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy.
Co równie istotne, w świetle nowych regulacji prawnych, przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu wizyjnego oraz służbowej poczty elektronicznej.
